Dans la gestion d’une organisation, qu’il s’agisse d’une association, d’une société ou d’une mutuelle, l’assemblée générale constitue un temps fort de la prise de décision collective. Pourtant, la distinction entre assemblée générale ordinaire (AGO) et assemblée générale extraordinaire (AGE) ne repose sur aucune obligation légale générale, notamment dans le cadre des associations régies par la loi de 1901. Ce sont les statuts qui déterminent leur mise en place et leur champ d’action. Comprendre les enjeux de ces deux instances permet de mieux anticiper leur organisation et d’en tirer le meilleur parti pour garantir une gouvernance efficace. Voyons tout cela ensemble.
Table des matières
Les assemblées générales dans le fonctionnement des organisations
Qu’elles soient ordinaires ou extraordinaires, les assemblées générales jouent un rôle central dans la gouvernance des associations, sociétés et mutuelles. Elles constituent des moments où les membres ou actionnaires sont invités à s’exprimer sur la gestion et les décisions à venir. Leur distinction repose essentiellement sur leur fréquence et les sujets traités.
L’AGO se tient en général une fois par an afin de faire le point sur l’activité écoulée, approuver les comptes et renouveler les instances dirigeantes si nécessaire. Elle permet également de valider les orientations stratégiques proposées pour l’exercice suivant.
À l’inverse, l’AGE est convoquée uniquement lorsque la situation l’exige, notamment pour modifier les statuts, décider d’une dissolution ou prendre une décision impactant directement l’objet même de l’organisation.
Dans ce cadre, des solutions comme Eklesio peuvent accompagner les responsables dans la mise en place et le suivi des assemblées, en facilitant leur gestion administrative et leur bon déroulement.
Un mode de convocation similaire
Qu’il s’agisse d’une AGO ou d’une AGE, la convocation obéit aux mêmes principes. Les statuts en précisent les modalités, notamment l’autorité compétente pour la rédiger, le délai à respecter et le mode de transmission aux membres concernés. La pratique veut que l’invitation soit envoyée au moins quinze jours avant la date de l’assemblée.
Le document de convocation doit mentionner la date, l’heure et le lieu de la réunion, ainsi que l’identité de la personne ou de l’organe à l’origine de cette initiative. Il inclut également l’ordre du jour, élément central qui détaille les points soumis à discussion et à validation par les membres.
Aujourd’hui, la convocation est souvent envoyée par voie électronique, mais selon les statuts, elle peut aussi être transmise par courrier postal ou affichée dans les locaux de l’organisation.
Délibérations et décisions prises lors d’une assemblée générale ordinaire
L’AGO a pour fonction de superviser le bon fonctionnement de l’organisation et d’en valider la gestion. Elle permet d’examiner le rapport moral et financier présenté par les dirigeants, d’approuver les comptes et d’accorder ou non le quitus aux administrateurs.
C’est également au cours de cette réunion que se déroule l’élection des membres du bureau ou du conseil d’administration, lorsque leurs mandats arrivent à échéance.
Par ailleurs, l’assemblée peut être amenée à se prononcer sur les orientations stratégiques de la structure et à créer un plan d’action définissant les priorités et moyens à mettre en œuvre pour l’année à venir, en fonction des propositions soumises à l’ordre du jour.
Les statuts définissent les règles encadrant le vote et la prise de décision. En général, une majorité simple suffit pour valider les résolutions, sauf lorsque des dispositions particulières prévoient une majorité qualifiée.
Décisions soumises à l’assemblée générale extraordinaire
L’AGE est convoquée en dehors du cadre habituel de l’AGO pour traiter des questions exceptionnelles qui ne relèvent pas des compétences du bureau ou du conseil d’administration. Sa tenue dépend d’un besoin spécifique et n’est soumise à aucun calendrier fixe.
Elle est notamment organisée pour :
- Modifier les statuts, une démarche nécessitant souvent une révision des règles de fonctionnement et d’administration
- Procéder à la dissolution de l’organisation et statuer sur la répartition de son patrimoine
- Révoquer un dirigeant lorsque des motifs sérieux, tels qu’une faute de gestion, le justifient
- Autoriser l’acquisition ou la cession d’un bien immobilier, une décision engageant l’organisation sur le long terme
- Valider la souscription d’un emprunt, impliquant un engagement financier nécessitant l’aval des membres
Les décisions prises en AGE exigent souvent une majorité plus élevée que celles votées en AGO. Dans certains cas, un quorum spécifique doit être atteint pour que les délibérations soient valides. Le respect des règles établies dans les statuts est donc essentiel pour garantir la légitimité des décisions adoptées.