Comme son nom l’indique, un coffre-fort numérique est un espace virtuel sécurisé dans lequel on va pouvoir stocker et centraliser divers documents. Dans le cadre d’une entreprise, il va s’agir de documents administratifs importants liés à son activité (Kbis, devis et factures, notes de frais…), mais aussi de bulletins de salaire et contrats de travail concernant les salariés. Ceux-ci doivent en effet pouvoir accéder en quelques clics à leurs données personnelles sans devoir demander à chaque fois l’aval d’un supérieur.
Dans cet article, nous allons ainsi revenir sur 3 éléments essentiels que chaque entreprise devrait connaître sur le coffre-fort numérique.
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Il existe des normes de référence qui garantissent un haut niveau de sécurité
Si vous mettez en place un coffre-fort numérique centralisé dans votre entreprise, celui-ci doit être aux normes en termes de sécurité. En effet, en dehors des données personnelles de vos salariés, il y a aussi celles de vos fournisseurs ou encore de vos clients qui y sont stockées. Autant dire que si un pirate informatique peut pénétrer facilement dans cet espace de stockage, vous serez tenu en partie pour responsable. Voici quelques-unes des normes de référence les plus connues en 2024 :
- La certification ISO 27001 qui assure que le système mis en place est fiable et sécurisé contre la perte et le vol de données.
- La norme NF Z42-020 qui donne une garantie sur l’intégrité des documents stockés au fil des années.
- La norme NF Z42-026 qui permet de valider la correspondance entre les documents papier et ceux numérisés.
En dehors de ces trois grandes normes, il en existe d’autres qui devront être respectées par le coffre-fort numérique.
Des objectifs allant au-delà du simple stockage de données sensibles
À l’évocation de “coffre-fort numérique”, on s’imagine un espace cloisonné qui n’est là que dans le seul but de sécuriser des données. Toutefois, si sa généralisation à l’ensemble des entreprises est de plus en plus réclamée, c’est aussi parce qu’il permet un gain de productivité. En effet, l’usage de la photocopie devient obsolète tout comme celui lié à la gestion des courriers. En outre, fini le gâchis de papier et d’encre !
Un espace également précieux pour l’expert-comptable
Enfin, si vous managez une équipe de salariés, il y a fort à parier que vous utilisez aussi les services d’un expert-comptable. Eh bien, sachez qu’avec un coffre-fort numérique tenu à jour, celui-ci n’aura même plus besoin de vous demander les différentes factures et les relevés d’états bancaires par exemple. Il suffit en effet que vous lui octroyiez l’accès au coffre-fort numérique en question pour qu’il puisse accéder à l’ensemble des pièces comptables. Simple et efficace !